Personuppgifter GDPR
Här har vi samlat information kring vår behandling av dina personuppgifter. Vi vill att du ska känna dig trygg att behandlingen sker i enlighet med dataskyddsförorningen (GDPR). GDPR omfattar även bostadsrättsföreningar och började gälla från 25 maj 2018. Syftet är att stärka den enskildes skydd och rättigheter vad gäller lagring och användande av personuppgifter (i vårt fall uppgifter om dig som boende).
Mer information finns på dessa sidor:
Vad GDPR innebär för dig som boende
I följande information specificerar vi hur GDPR tillämpas på dig som boende i vår bostadsrättsförening och vilka krav föreningen har för att upprätthålla GDPR.
Dina rättigheter
Du har ett antal rättigheter enligt GDPR. Dessa rättigheter innebär i korthet att du har rätt till information om när och hur dina personuppgifter behandlas och har på så sätt rätt till kontroll över dina egna uppgifter. Du har i vissa fall rätt att få dina uppgifter rättade, raderade eller blockerade. Du har även rätt att begära ut dina uppgifter och flytta på dem.
Vilken information om dig som vi behöver samla in och spara
Den information styrelsen behöver om dig är för att kunna sköta vårt styrelseuppdrag i bostadsrättsföreningen och för att följa relaterade lagar behöver vi hålla viss information om dig som boende. Vi har också ett sekundärt behov av att kunna informera dig som boende om vår förening, kalla till föreningsstämmor, städdagar samt kunna larma om något akut händer. Vi har även ibland ett behov av att informera leverantörer vid till exempel underhållsinsatser.
Här är exempel på praktisk användning av dina personuppgifter:
-
Medlemsregister: Föreningen har ett medlemsregister som anger basala kontaktuppgifter (namn, adress). Ur detta medlemsregistret plockar vi ut adress, telefonnummer och e-postadresser för kontakt och utskick till dig som boende.
-
Efter flytt från föreningen: Vi behöver behålla dina personuppgifter en viss tid efter utflyttning för att kunna kontakta dig som äljare ifall något problem uppstår med den bostadsrätt du har sålt. Det finns ett lagkrav att behålla överlåtelser ett antal år. Vi arkiverar således dokument i samband med försäljning av din lägenhet.
-
Aktiv i föreningen:Du som är aktiv i styrelsen eller om du har andra speciella uppgifter så kan din kontaktinformation publiceras på vår hemsida för att enkelt kunna nås. Sådan information publiceras dock inte om andra boende.
-
Nabo: Vår förening har ett ekonomiskt förvaltningsavtal med Nabo vilket ger dem tillgång till dina personuppgifter med sekretesskrav för att de ska kunna sköta sitt uppdrag. Nabo utgör därmed personuppgiftsbiträde.
-
Vilka som får ta del av uppgifterna: Det är bara styrelsen och de som styrelsen utser som får ta del av era personuppgifter.
Hur styrelsen ser till att följa GDPR
-
Uppgifterna ska samlas in för ett särskilt, uttryckt och berättigat ändamål, vilket inte får förändras över tid. Dvs insamlingen av personuppgifterna får inte användas till annat än det de var avsedda för ursprungligen. Om styrelsen behöver samla in andra uppgifter än de ursprungliga i samband med inflytt, behöver styelsen ditt godkännande. Detta kan bland annat handla om samtycke för publicering av bilder på dig på hemsidan eller andra utskick till medlemmar. I dessa fall behöver styrelsen samla in en ifylld och underskriven blankett.
-
Vi ska se till att alla uppgifter som behandlas ska vara korrekta och uppdaterade.
-
Vi ska vara transparenta och tydliga med vilka uppgifter som behandlas.
-
Vi ska inte samla in mera uppgifter än vi behöver för ändamålet.
-
Vi ska spara så lite data som möjligt och så kort tid som möjligt.
-
Vi gallrar kontinuerligt dokument och listor med personuppgifter som inte längre behövs.
-
Vi tillgodoser att vi har GDPR-enliga avtal med biträdande organisationer, så som Nabo.
-
Vi ska kräva skriftligt att andra leverantörer uppfyller GDPR.
-
Vi ska löpande se över vår GDPR-policy och justera om behov uppstår.